Privacybeleid

Maatschappelijke zetel

Sassevaartstraat 46/301
9000 Gent
RPR Gent, afdeling Gent, 0427.391.205
Verzekeringsmakelaar, ingeschreven in het FSMA register met nr. 22714 A

Concordia N.V. (verder “kantoor”) neemt uw rechten bij persoonsgegevensverwerking ernstig. In dit beleidsdocument  lichten wij toe hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Ze vormt het algemene beleid van het kantoor op het vlak van persoonsgegevensverwerking conform de toepasselijke wetgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

Als verzekeringsmakelaar vervult het kantoor mogelijk een dubbele rol op het vlak van gegevensverwerking. In dat geval zijn we  zowel verwerkingsverantwoordelijke als verwerker. De rol van verwerkingsverantwoordelijke nemen wij op als we persoonsgegevens verwerken in eigen naam en voor eigen rekening. Daarnaast  vervullen wij, ten behoeve van  de maatschappijen, ook de rol van verwerker. Dat betekent dat wij ook persoonsgegevens verzamelen en verwerken voor de verzekeringsmaatschappijen met wie wij samenwerken en van wie wij producten aan u voorstellen en aanbieden. In deze verklaring gaan we enkel dieper in op de verwerking van uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke.


Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking is Concordia N.V., maatschappelijke zetel: Sassevaartstraat 46/301 – 9000 Gent.

Voor alle vragen omtrent ons privacy beleid kunt u  met ons contact opnemen via gdpr@concordia.be. Voor vragen die verder gaan dan een eenvoudige vraag om inlichtingen, kunnen wij u vragen zich te identificeren, zodat wij zeker zijn dat wij de gevraagde informatie en persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.


Wanneer verzamelt en verwerkt ons kantoor persoonsgegevens?

Het kantoor verzamelt en verwerkt persoonsgegevens over u wanneer u met ons contact opneemt met het oog op advies over verzekeringsovereenkomsten, het aanbieden of het voorstellen van verzekeringsovereenkomsten, het verrichten van voorbereidend werk (centrale administratie) met het oog op  het sluiten van verzekeringsovereenkomsten en het sluiten zelf van verzekeringsovereenkomsten. Daarnaast kunt u ook op ons een beroep doen of ons ook contacteren voor bijstand bij het beheer en de uitvoering van de door u gesloten verzekeringsovereenkomsten. Ook wanneer u op enige andere wijze met ons contact opneemt zullen wij uw persoonsgegevens (moeten) verwerken. We kunnen ertoe gebracht worden om je persoonsgegevens te verwerken voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen of te voldoen aan wettelijke verplichtingen, vanuit bestuurs- en veiligheidsoogpunt en om fraude te bestrijden. Tot slot is het ook mogelijk dat wij persoonsgegevens over u verkrijgen via derden en deze persoonsgegevens gebruiken om u te benaderen om via onze bemiddeling een overeenkomst te sluiten.


Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt ons kantoor?

Het kantoor verzamelt en verwerkt  persoonsgegevens die u ons naar aanleiding van contact met het kantoor meedeelt zoals uw naam, adres, e-mailadres en professionele persoonsgegevens, zoals bedrijfsnaam en BTW-nummer. Het betreft  ook  alle persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om ons toe te laten uw verzekeringsbehoeften in te schatten. Dit gaat onder andere over persoonsgegevens betreffende uw woning (in het kader van een brandverzekering), uw financiële persoonsgegevens (bij beleggingsverzekeringen) en medische persoonsgegevens (bij gezondheidsverzekeringen). Uw persoonsgegevens worden enkel verwerkt in het kader van de verzekering waarvoor u op ons een beroep doet, tenzij u dit anders wenst en dit ook zo aangeeft.

Wij verzamelen deze persoonsgegevens wanneer u onze documenten en formulieren manueel invult en ook wanneer u dat elektronisch doet. Bij het eventuele bezoek aan onze website worden er cookies gebruikt. Voor meer informatie hieromtrent, kunt u het kantoor contacteren.


Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard ?

Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang we dat wettelijk verplicht zijn en zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we de gegevens gebruiken. Dit kan per product verschillen. We bewaren je persoonsgegevens zolang u klant bij ons bent en erna, waarbij we desgevallend de wettelijke bewaartermijn hanteren. Tot slot bewaren we de gegevens alleen nog voor eventuele statistische doeleinden en met het oog op de behandeling van klachten en rechtsvorderingen.


Voor welke doeleinden verzamelt en verwerkt ons kantoor persoonsgegevens?

De doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens verwerken zijn van diverse aard en worden hieronder uiteengezet.

Voor onze klanten verwerken wij deze persoonsgegevens voor klantenbeheer, met name de aanvaarding, het beheer en het sluiten van verzekeringscontracten en de promotie van andere producten en diensten van ons kantoor zelf. Deze verwerkingen zijn in hoofdzaak gebaseerd op de contractuele relatie met onze klanten, maar ook, voor zover het gaat om prospectie, op uw uitdrukkelijke toestemming.

Naar leveranciers toe verwerken wij deze persoonsgegevens in het kader van ons leveranciersbeheer en op basis van de contractuele relatie die wij met onze leveranciers hebben of opbouwen.

Voor zover het gaat om prospecten, dit zijn natuurlijke personen die (nog) geen klant van ons zijn, verwerken wij de persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing, op basis van ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen. Aan prospecten die per e-mail worden benaderd, vragen wij de uitdrukkelijke toestemming om hen ook in de toekomst te kunnen benaderen. Prospecten die per brief worden benaderd verzoeken wij een opt-out clausule aan te kruisen indien zij niet verder door ons benaderd willen worden.

Naar onze medewerkers toe verwerken wij de persoonsgegevens voor doeleinden zoals personeelsbeheer en loonadministratie.

Wat onze website betreft, stemmen wij de inhoud en het gebruiksgemak hiervan zoveel mogelijk af op u als gebruikers ervan. Daarnaast verwerken wij uw persoonsgegevens om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit het ter beschikking stellen van een website en de inhoud ervan en om u in staat te stellen om gebruik te maken van de interactieve toepassingen en diensten op deze website.


Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor?

In beginsel verzamelen en verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van uw aanvraag of verzoek in verband met een verzekeringsbehoefte en de daaruit voortvloeiende overeenkomst(en), alsook als gevolg van de vraag om u bij te staan in het beheer en de opvolging van de verzekeringsovereenkomsten die u heeft gesloten.

Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht van verzet toe te kennen.

Om de persoonsgegevens over uw vroegere, huidige en toekomstige gezondheid te kunnen verwerken hebben we uw toestemming nodig, net als voor het uitvoeren van bepaalde direct marketingactiviteiten. Wij zullen de persoonsgegevens die betrekking hebben op uw gezondheid enkel gebruiken voor de doeleinden waarvoor u uitdrukkelijk uw toestemming hebt gegeven. Als u uw toestemming niet geeft of als u ze wenst in te trekken kan dat de totstandkoming, het beheer en/of de goede uitvoering van de verzekeringsovereenkomst(en) hinderen.


Worden de persoonsgegevens meegedeeld aan derden?

Uw persoonsgegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt. Dat neemt niet weg dat ze moeten worden meegedeeld aan de verzekeringsmaatschappij met wie u uiteindelijk de overeenkomst sluit.

Het is mogelijk dat wij voor bepaalde punctuele diensten een beroep doen op derden. In dergelijke gevallen kunnen uw persoonsgegevens aan deze derden worden bezorgd maar enkel voor de betreffende dienst en steeds onder controle van ons kantoor.

In bepaalde gevallen bestaat er een wettelijke verplichting om bepaalde persoonsgegevens over te maken. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of overheidsinstanties het recht hebben bij ons persoonsgegevens op te vragen.

Uw persoonsgegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen of aan internationale organisaties.


Uw rechten

De regelgeving kent u diverse rechten toe die er moeten voor zorgen dat u voldoende wordt beschermd.

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens :

  • het recht op inzage
  • het recht op aanpassing, verwijdering en beperking
  • het recht op overdraagbaarheid van gegevens
  • het recht van bezwaar
  • het recht om je toestemming in te trekken
  • het recht om bij automatische beslissingen een menselijke tussenkomst te verkrijgen
  • het recht om je voorkeur voor commerciële correspondentie in te stellen

U kunt bovenstaande rechten uitoefenen door ons een ondertekende en gedateerde aanvraag te versturen naar  gdpr@concordia.be. Gelieve steeds te specifiëren welke rechten u wenst uit te oefenen en op welke manier (vb. per mail of per post). In bepaalde gevallen kunnen wij u meer informatie vragen ter vervollediging van uw verzoek, zoals een bewijs van legitimatie zodat we de juiste informatie aan de juiste persoon doorgeven. Wij antwoorden binnen de 30 dagen, tenzij bij uitzonderingen (tot maximum 3 maanden in totaal). Het al dan niet kunnen uitoefenen van rechten hangt samen met het doel van de verwerking en de rechtsgrond.

Indien u het niet eens bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken kan u ons eerst contacteren en kan u steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel. Daar kan u ook terecht voor alle algemene vragen in verband met de verwerking en bescherming van persoonsgegevens.


Wijzigingen

Ons kantoor behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. Wijzigingen zullen via de website aan gebruikers worden gemeld.

Laatste wijziging: 1 februari 2025