DECLARATION DE PROTECTION DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Siège social
Concordia N.V.
Sassevaartstraat 46/301
9000 Gand
RPR Gand, département Gand, 0427.391.205
Courtier d’assurance, agrée par FSMA sous le n° 22714 A
Concordia S.A. (ci-après « bureau ») accorde une grande importance à vos droits en matière de traitement des données à caractère personnel. Dans ce document, nous expliquons comment nous collectons, traitons et utilisons vos données à caractère personnel. Il forme la politique générale du bureau sur le plan du traitement des données à caractère personnel conformément à la législation applicable, y compris le Règlement général sur la protection des données à caractère personnel (RGPD).
En tant que courtier d’assurances, il se peut que le bureau joue un double rôle en matière de traitement des données à caractère personnel. Dans ce cas, nous sommes à la fois responsable du traitement et sous-traitant. Nous assumons le rôle de responsable du traitement lorsque nous traitons des données à caractère personnel en notre nom et pour notre compte. Nous assumons également la fonction de sous-traitant pour le compte des compagnies. Cela signifie que nous collectons et traitons aussi des données à caractère personnel pour les compagnies d’assurances avec lesquelles nous collaborons et dont nous vous présentons et proposons des produits. Dans cette déclaration, nous nous concentrons uniquement sur le traitement de vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement.
Responsable du traitement
Le responsable du traitement est Concordia S.A., siège social: Sassevaartstraat 46 / 301, 9000 Gent.
Pour toutes les questions concernant notre politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter via gdpr@concordia.be. Pour les questions qui vont au-delà d’une simple demande de renseignements, nous pouvons vous demander de vous identifier, afin de nous assurer que nous fournissons les informations et données à caractère personnel demandées à la bonne personne.
Quand notre bureau collecte et traite-t-il des données à caractère personnel ?
Le bureau collecte et traite des données à caractère personnel vous concernant lorsque vous nous contactez en vue d’obtenir des conseils sur les contrats d’assurance, la présentation et la proposition de contrats d’assurance, l’exécution d’un travail préparatoire (l’administration centrale) afin de conclure des contrats d’assurance et la conclusion de contrats d’assurance. Vous pouvez également faire appel à nous ou nous contacter à des fins d’assistance dans le cadre de la gestion et de l’exécution des contrats d’assurance que vous avez conclus. De plus, nous traiterons (devrons traiter) vos données à caractère personnel lorsque vous nous contactez de toute autre manière. On peux également être amenée à devoir traiter vos données à caractère personnel pour la constatation, l’exercice ou la défense d’éventuels droits en justice ou pour la gestion de nos propres litiges ou pour satisfaire aux obligations légales, et pour la gouvernance, la sécurité et la lutte contra la fraude. Pour finir, il se peut également que nous obtenions des données à caractère personnel vous concernant par le biais de tiers et que nous utilisions ces données à caractère personnel pour vous approcher afin de conclure un contrat par notre intermédiaire.
Traitement des données à caractère personnel via des organisations membres fédératrices
Dans certains cas, nous recevons des données à caractère personnel vous concernant par l’intermédiaire d’une organisation fédératrice, fédération ou association dont vous êtes membre. Dans ce cadre, ces organisations agissent en tant que responsable du traitement et nous transmettent vos données afin que nous puissions proposer certains services, tels que la souscription ou la gestion de contrats d’assurance, le traitement de sinistres ou l’exécution d’autres obligations contractuelles.
Nous traitons ces données uniquement aux fins pour lesquelles elles nous ont été transmises, conformément aux accords conclus entre nous et l’organisation concernée. Si nécessaire, l’organisation membre sollicitera votre consentement pour le transfert et le traitement de vos données.
Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données dans ce cadre, vous pouvez vous adresser soit à nous, soit à l’organisation dont vous êtes membre.
Nous vous recommandons également de consulter la politique de confidentialité de l’organisation à laquelle vous êtes affilié, afin d’être pleinement informé de la manière dont vos données à caractère personnel sont collectées, partagées et traitées.
Quelles données à caractère personnel notre bureau collecte et traite-t-il ?
Le bureau collecte et traite les données à caractère personnel que vous nous communiquez dans le cadre des contacts avec le bureau, notamment votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail et vos données à caractère personnel professionnelles, comme le nom de l’entreprise et le numéro de TVA. Il s’agit également de toutes les données à caractère personnel qui sont nécessaires pour nous permettre d’évaluer vos besoins en assurances, entre autres les données à caractère personnel concernant votre habitation (dans le cadre d’une assurance incendie), vos données à caractère personnel financières (en cas d’assurances placements) et les données à caractère personnel médicales (dans le cas des assurances santé). Vos données à caractère personnel sont traitées uniquement dans le cadre de l’assurance pour laquelle vous faites appel à nous, sauf avis contraire explicite de votre part.
Nous collectons ces données à caractère personnel lorsque vous complétez nos documents et formulaires manuellement ou par voie électronique. Des cookies sont utilisés lors de la visite éventuelle de notre site Internet. Pour en savoir plus à ce sujet, vous pouvez contacter le bureau.
Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous conservons les données à caractère personnel aussi longtemps que la règlementation nous l’impose et aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel nous utilisons les données à caractère personnel. Cela peut varier d’un produit à l’autre. Ainsi, nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que vous êtes client chez nous. Nous les conservons aussi encore un certain temps après la fin de la souscription de l’un de nos produits. Dans ce cas, nous respectons les délais légaux de conservation. Passé ce délai, nous ne conservons plus les données à caractère personnel qu’à des fins statistiques et en vue du traitement des plaintes et actions en justice.
À quelles fins notre bureau collecte et traite-t-il des données à caractère personnel ?
Les finalités du traitement des données à caractère personnel sont de nature diverse et sont exposées ci-dessous.
Pour nos clients, nous traitons ces données à caractère personnel à des fins de gestion des clients, à savoir l’acceptation, la gestion et la conclusion de contrats d’assurance, ainsi que la promotion d’autres produits et services de notre bureau lui-même. Ces traitements sont fondés principalement sur la relation contractuelle avec nos clients, mais aussi, dans la mesure où il s’agit de prospection, sur votre consentement explicite.
En ce qui concerne les fournisseurs, nous traitons ces données à caractère personnel dans le cadre de notre gestion des fournisseurs et sur la base de la relation contractuelle que nous avons ou que nous établissons avec nos fournisseurs.
Concernant les prospects, c.-à-d. les personnes physiques qui ne sont pas (encore) clientes chez nous, nous traitons les données à caractère personnel à des fins de marketing direct, sur la base de notre intérêt légitime en tant qu’entreprise. Aux prospects qui sont approchés par e-mail, nous demandons leur consentement explicite pour pouvoir également les approcher dans le futur. Nous demandons aux prospects qui sont approchés par courrier de cocher une clause de retrait (opt-out) s’ils ne souhaitent plus que nous les contactions.
Eu égard à nos collaborateurs, nous traitons les données à caractère personnel à des fins de gestion du personnel et d’administration des salaires.
En ce qui concerne notre site Internet, nous adaptons autant que possible son contenu et sa facilité d’utilisation à vos besoins en tant qu’utilisateur. Nous traitons en outre vos données à caractère personnel en vue de satisfaire aux obligations qui découlent de la mise à disposition d’un site Internet et de son contenu, ainsi que pour vous permettre d’utiliser les applications et services interactifs sur ce site Internet.
Quels sont les fondements pour le traitement des données à caractère personnel par notre bureau ?
En principe, nous collectons et traitons vos données à caractère personnel sur la base de la relation contractuelle que nous entretenons avec vous à la suite de votre demande ou requête en lien avec un besoin d’assurance et le(s) contrat(s) qui en découle(nt), ainsi qu’à la suite de la demande de vous assister dans le cadre de la gestion et du suivi des contrats d’assurance que vous avez conclus.
Si le traitement n’est pas nécessaire pour exécuter la relation contractuelle, il est alors basé sur nos intérêts légitimes en tant qu’entreprise, en particulier la liberté d’entreprise et d’information. À cet effet, nous nous assurons toujours qu’il existe un équilibre entre nos intérêts et les vôtres, par exemple en vous octroyant un droit d’opposition.
Pour pouvoir traiter vos données à caractère personnel concernant votre état de santé passé, présent et futur, nous avons besoin de votre consentement, tout comme pour effectuer certaines activités de marketing direct. Nous ne traiterons vos données à caractère personnel concernant votre santé qu’aux fins pour lesquelles vous avez donné votre consentement explicite.
Si vous ne donnez pas votre consentement explicite ou si vous souhaitez le retirer, cela pourrait entraver la conclusion, la gestion et/ou la bonne exécution du (des) contrat(s) d’assurance.
Les données à caractère personnel sont-elles communiquées à des tiers ?
Vos données à caractère personnel sont principalement traitées en interne. Elles doivent néanmoins être communiquées à la compagnie d’assurances avec laquelle vous concluez finalement un contrat.
Il est possible que nous fassions appel à des tiers pour certains services ponctuels. Dans ce cas, vos données à caractère personnel peuvent être transmises à ces tiers mais uniquement pour le service concerné et toujours sous le contrôle de notre bureau.
Dans certains cas, il existe une obligation légale de transmettre certaines données à caractère personnel. C’est notamment le cas quand il y est légalement tenu ou si des instances publiques ont le droit de nous réclamer des données à caractère personnel.
En principe, vos données à caractère personnel ne sont pas transmises à des pays tiers ou à des organisations internationales.
Vos droits
La réglementation vous octroie divers droits qui doivent vous assurer une protection suffisante.
Vous avez un certain nombre de droits relatifs à vos données à caractère personnel :
- Le droit d’acces
- Le droit de modification, de suppression et de limitation
- Le droit à la portabilité des données à caractère personnel
- Le droit d’opposition
- Le droit de retirer votre consentement
- Le droit d’obtenir une intervention humaine en cas de décisions automatiques
- Le droit de définir vos préférences en matière de correspondances commerciales
Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, envoyez un mail à l’adresse gdpr@concordia.be. Assurez-vous d’indiquer clairement lequel des droits ci-dessus vous souhaitez exercer et de quelle manière (par exemple par e-mail ou par courrier) vous souhaitez recevoir les informations. Veuillez noter que dans certains cas, nous pouvons demander plus d’informations comme une preuve de votre identité, afin d’être certain de livrer l’information à la bonne personne. Nous vous répondrons dans un délai d’un mois. Exceptionnellement, cela peut prendre plus de temps (jusqu’à un maximum de 3 mois au total). Dans ce cas, nous vous ferons savoir dans un délai de 30 jours les raisons de la prolongation du délai. La question de savoir si vous pouvez ou non exercer vos droits dépend de la finalité du traitement et de la base juridique du traitement.
Si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, vous pouvez toujours nous contacter ou déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données à caractère personnel, rue de la Presse 35, à 1000 Bruxelles. Vous pouvez également vous adresser à cette autorité pour toute question générale en lien avec le traitement et la protection des données à caractère personnel.
Modifications
Notre bureau se réserve le droit de modifier cette déclaration. Les modifications seront signalées aux utilisateurs via le site Internet.
Version dernière: 01.07.2025
