Employee Benefits best practices

Door Pieter Holbrouck, Employee Benefits Consultant bij Concordia

De manier waarop u, als werkgever, naar uw personeel toe communiceert omtrent Employee Benefits, is minstens even belangrijk als kiezen welke voordelen u precies aanbiedt. Communicatie omtrent Employee Benefits is essentieel, maar bij Concordia hechten we ook groot belang aan hoe deze communicatie gebeurt zodat men niet verdrinkt in een zee van informatie. Uit onderzoek, uitgevoerd door AG Insurance en Vlerick Business School, blijkt namelijk dat 1 op 2 werknemers aangeeft te weinig kennis te hebben van zijn of haar Employee Benefits voordelen.

Hieronder enkele tips voor doeltreffende communicatie omtrent Employee Benefits.

 

1. Eenvoud

Het is erg belangrijk dat de extralegale voordelen door uw werknemers goed begrepen worden, echter dat maakt het onderwerp er niet gemakkelijker op.

De gebruikte vakterminologie is vaak zeer technisch en  wordt dikwijls niet goed of misbegrepen. Het is niet ongewoon dat de terminologie moeilijk te begrijpen is voor het HR departement en dit is al zeker het geval voor uw personeel.

Als u uw personeel wil overtuigen van de voordelen van uw salarispakket, ongeacht in het kader van retentie of aanwerving, is het gebruik van duidelijk en eenvoudig  taalgebruik aangewezen. Zeker binnen de context van verzekeringen, wat vaak als “negatief” ervaren wordt, is het van uitermate belang dat het personeel de aangeboden voordelen begrijpt, anders is het nutteloos om hen die aan te bieden. Uitspraken zoals “de verzekeringsmaatschappij betaalt nooit” zijn degene die lang blijven hangen bij uw personeel wanneer het gaat om verzekerde voordelen. Wij overtuigen uw werknemers graag van het tegendeel.

Daarnaast is steeds meer informatie beschikbaar online en hier gaan werknemers dan ook vaker en sneller naar op zoek.

Als werkgever, kan u uw werknemers de juiste informatie verschaffen om misverstanden te vermijden en hen een optimaal inzicht in hun salarispakket te geven.

 

2. Geef voorbeelden waarin men zich kan inleven

Wanneer u bepaalde extralegale voordelen wenst toe te lichten, bv. omtrent de werking van een invaliditeitsuitkering, let er dan op dat u niet eindeloos blijft doorratelen over alle specifieke details. Visualiseer. Een enkele slide met een grafiek of tijdlijn die aansluit bij een voorbeeld uit de werkelijkheid kan al voldoende zijn.

Aangezien de invaliditeitsuitkering zich vaak baseert op het inkomen, kunt u bijvoorbeeld  voorbeelden invoegen gebaseerd op verschillende inkomens: een laag, gemiddeld en hoog inkomen. Zo zorgt u ervoor dat uw werknemers zich identificeren met de situatie die het dichtst bij hen aanleunt en vertalen zij dit voordeel automatisch naar hun persoonlijke situatie.

Overdrijf niet met cijfermateriaal. Indien u dit toch doet, zorg er dan zeker voor dat men deze cijfers in een enkele oogopslag kan begrijpen door ze op een visueel eenvoudige en aantrekkelijke manier te presenteren.

Concordia organiseert, als verzekeringsmakelaar en consultant, regelmatig infosessies over de voor onze klanten en bijvoorbeeld dit één- of tweemaal per jaar, naar gelang de wensen van de klant. We zien dat deze infosessies duidelijk iets opleveren. Hierbij wordt het volledige salarispakket aan de werknemers uitgelegd en krijgen werknemers de mogelijkheid om onmiddellijk te reageren en vragen te stellen aan onze consultants.

 

3. Leg nadruk op het vertrouwen in de communicatie

Bij het beheren en verzekeren komt bij Concordia de “WAAROM” op de allereerste plaats. Waarom hebben de werknemers nood aan extra verzekeringen? Het antwoord vinden op deze vraag en terugkoppelen naar de nood aan verzekering is erg nuttig bij het begrijpen van een verzekering. Dit is zeer zeker het geval binnen Employee Benefits.

Aangezien veel van de verzekerde Employee Benefits een aanvulling zijn op de bij wet vastgelegde voordelen of uitkeringen, kunnen deze dus niet los van elkaar behandeld worden. Uitleg geven over de Belgische Sociale Zekerheid via infosessies en brochures, wordt vaak beschouwd als zorgdragen voor uw werknemers, wat dan weer extra vertrouwen met zich meebrengt.

Uw werknemers zullen het ook erg op prijs stellen als u de vier pensioenpijlers uitlegt, alsook andere pensioengerelateerde onderwerpen zoals het verschil tussen het wettelijk pensioen en het aanvullend pensioen, of het verschil tussen een wettelijke arbeidsongeschiktheidsuitkering en verzekerde arbeidsongeschiktheidsrente (met bijhorende fiscaliteit), of het meer uitleg geven over mypension.be.

 

Het heeft weinig zin om een uitgebreid en aantrekkelijk Employee Benefits pakket aan te bieden als het niet volledig begrepen wordt door uw werknemers. Nog steeds onderschatten vele werkgevers het belang van duidelijke communicatie omtrent de groepsverzekering en andere voordelen. Zij blijven dan ook benefits aanbieden waarvan de werknemers niet voldoende bewust zijn. Bij Concordia zorgen we ervoor dat u niet zo’n werkgever bent. Ons divers en meertalig Employee Benefits team staat voor u klaar om te helpen met alle uitdagingen waarmee u vandaag en in de toekomst te maken krijgt. Dit niet louter door u te helpen met het aanbieden, toe te passen en beheren van een aantrekkelijk pakket, maar ook door ervoor te zorgen dat het begrepen en gewaardeerd wordt door uw team. We insure and manage, so you can perform.